Tot mai mulți angajați folosesc zilnic ChatGPT, Copilot sau Gemini pentru emailuri, rapoarte, oferte ori analiza unor documente, de multe ori fără reguli scrise și fără nicio instruire. Regulamentul european privind inteligența artificială (AI Act) tratează exact această situație în articolul 4. Obligația se aplică direct, însă, în România, legea care stabilește autoritățile de control și sancțiunile este încă în pregătire, ANCOM fiind propusă ca autoritate de supraveghere a pieței, explică Tudor Dumitrescu, inginer software senior.

Articolul 4 din AI Act se aplică din 2 februarie 2025 atât firmelor care dezvoltă sisteme AI, cât și celor care doar le folosesc în activitatea lor, ceea ce include o firmă ai cărei angajați lucrează cu ChatGPT. În 2026, prin Regulamentul (UE) 2026/1744 (pachetul „Digital Omnibus”), textul a fost reformulat: firmele trebuie să ia „măsuri care sprijină” alfabetizarea AI a personalului, ținând cont de cunoștințele, experiența și rolul fiecăruia, precum și de contextul în care este folosit sistemul.

Regulamentul nu impune un anumit format, un număr de ore sau o certificare anume și nu cere garantarea unui nivel pentru fiecare angajat. Firma trebuie însă să poată arăta ce a făcut concret. Pentru un incident real, de pildă date de clienți ajunse într-un chatbot public, se aplică în paralel și GDPR, iar lipsa oricăror reguli și a oricărei instruiri este greu de justificat, mai explică specialistul.

Unde apar problemele în practică

  • Date personale și secrete de firmă lipite în chaturi publice: liste de clienți, CV-uri, contracte, cifre interne.
  • Răspunsuri inventate („halucinații”) trimise mai departe fără verificare: cifre, citate sau referințe legale care nu există.
  • Deepfake și inginerie socială: mesaje sau apeluri care imită vocea ori stilul unui manager și cer plăți urgente.
  • Decizii despre oameni: folosirea AI la selecția CV-urilor sau evaluarea angajaților. Sistemele AI din recrutare și managementul personalului sunt încadrate de AI Act ca sisteme cu risc ridicat, cu obligații suplimentare care se aplică din 2 decembrie 2027.

Cinci pași pentru firmele care folosesc AI

  • Inventarul. Aflați ce unelte AI folosesc deja angajații, în ce departamente și pentru ce sarcini, inclusiv conturile personale folosite la serviciu.
  • O politică scurtă de folosire a AI. Ce unelte sunt aprobate, ce date nu intră niciodată într-un prompt, când e obligatorie verificarea umană și cine răspunde de rezultat.
  • Instruire pe roluri. Un om de HR, unul de vânzări și unul din financiar au riscuri diferite; instruirea trebuie să pornească de la situațiile lor reale, nu de la teorie.
  • Documentarea. Cine a fost instruit, când, pe ce conținut și cu ce rezultat la evaluare. Aceasta este dovada pe care firma o poate prezenta.
  • Actualizare și raportare. Un canal simplu prin care angajații semnalează incidentele și o reîmprospătare a instruirii atunci când apar unelte sau reguli noi.

„Cele mai multe probleme cu AI la birou nu sunt tehnice, ci de obicei: un document cu date de clienți lipit într-un chat public, un răspuns inventat trimis mai departe fără verificare, un mesaj fals luat drept real. Pentru majoritatea firmelor, articolul 4 nu înseamnă birocrație, ci câteva reguli clare și oameni care știu de ce există ele”, spune Tudor Dumitrescu, inginer software senior și fondatorul Academia Programatorilor.